Sähköpostijohtaminen

Kirjoitettu 6.4.2001. Julkaistu Kauppalehdessa 25. 4. 2001

Johtaminen on jatkuvasti uusien haasteiden edessä. Enää ei riitä pelkkä ihmisten johtamistaito, nyt opetellaan asiantuntijoiden, itseohjautuvien ryhmien ja oman arvonsa tuntevien yksilöiden johtamista.

Yksi nopeasti kasvanut ongelma on sähköpostin käyttäminen johtamistilanteissa, joissa pitäisi istua kasvokkain ja keskustella. Esimiehen kannalta tehtävien lähettäminen sähköisesti on tehokasta. Vastaanottaja voi kuitenkin kokea sen käskemiseksi, jossa esimies ”vain määrää ja alainen tottelee”. Sanoman vastaanottaja voi luonnollisesti esittää eriävän näkemyksensä, mutta yksipuolinen tehtäväksianto muiden sähköpostien joukossa pudottaa usein motivaatiota. Eriävä mielipide voidaan myös tulkita selittelyksi, tai jopa työstä kieltäytymiseksi.

Ryhmistä purkautuvat paineet valmennustilaisuuksissa liittyvät usein johtamiseen, ja monet turhautumiset ovat syntyneet edellä kuvatulla tavalla. Sähköiset tehtäväksiannot ymmärretään teoriassa, mutta asennevaikutus on silti negatiivinen. Eräs yksikönjohtaja halusi olla ystävällinen ja muistutti tällä tavalla pelisäännöistä joulupyhinä. Yli puolet koki viestin negatiivisesti: ”Kyllä me tiedämme miten pitää toimia. Eikö esimies luota meihin?”

Sähköposti- ja kännykkäjohtaminen on noussut erityisesti esiin nuorten esimiesten kohdalla. Yhteistyötä osataan tehdä ja vuorovaikutustaidotkin ovat hyvät, mutta esimiestyön todellista sisältöä ei ymmärretä riittävästi. Tietävätkö esimiehet mitä työntekijät ja ryhmät nykyään heiltä odottavat? Tietävätkö he miten rakennetaan luottamusta ja ansaitaan arvovaltaa?

Clarence Francis: ”Voit ostaa ihmiseltä aikaa, fyysistä läsnäoloa, tietyn määrän ammattitaitoa, aivo- ja lihastoimintaa. Mutta et voi ostaa motivaatiota ja innostumista, luovuutta ja kehityshalua, uskollisuutta ja sitoutumista. Ne sinun on ansaittava.”

Nykytekniikka tarjoaa viestinnälle lukuisia mahdollisuuksia, ja viestin määrä kasvaa koko ajan. Mutta onko laatu kunnossa? Ihmiset ovat edelleen ihmisiä tunteineen, asenteineen ja arvoineen.

Jokaisen esimiehen tulisi pitää vähintään yksi palaveri, jossa hän keskustelee ryhmänsä kanssa viestintätavoista ja -välineistä. Missä tilanteissa ja tehtävissä voidaan käyttää sähköpostia. Milloin kännykkäviesti on ok. Milloin keskustelu puhelimessa riittää. Mitkä asiat pitää puhua kasvotusten, palavereissa tai kehityskeskusteluissa. Tässä yhteydessä on myös hyvä muistaa, että ihmiset ovat erilaisia. Toisten kohdalla suora tehtäväksianto toimii hyvin. Jos esimies on tämäntyyppinen ihminen, ei hänelle ehkä tule mieleen, että viesti voidaan kokea myös ei-motivoivasti.

Sanat ovat viestin näkyvä muoto. Sanojen sisällä ja rivien välissä on tietoisia mielikuvia ja ymmärrystä. Siellä on myös tiedostamattomia tuntemuksia, tarpeita ja arvoja. Tietoa pidetään usein arvovapaana totuutena, joka yksiselitteisesti kertoo mistä on kysymys. Tietoa on se, mikä on luettavissa ja mikä on julkisesti tiedoksi julistettu. Mutta tietoa on myös se mitä ei ole ilmaistu. Alitajuinen tieto elää yksilöissä, eikä sille ole aina olemassa ajatuksia ja sanoja.

Yritystä ja organisaatiota pidetään liian usein informaatiota käsittelevänä koneistona. Todellisuudessa yritys on elävä organismi, jossa ihmisten motivaatio, tahto ja intuitiokyky vaikuttavat oleellisesti tulosten syntymiseen. Johtamisen tulee olla jatkuvaa vuorovaikutusta ihmisten kanssa, jossa sanattomalla tiedolla on tilaa.

Uuden tiedon luomisella hallitaan paremmin nykymaailman muuttuvia tilanteita. Avoimella vuorovaikutuksella kehitetään jatkuvasti tuotteita ja palveluja asiakkaiden muuttuvia tarpeita vastaaviksi. Ihminen tietää enemmän kuin osaa kertoa tai kirjoittaa. Tiedon luominen yhdistää mielikuvia, kokemuksia ja uskomuksia keskenään. Se toimii tunnetasolla, jossa me-hengellä ja innostuksella on suuri merkitys. Johtamisen pitää olla sellaista, että myös sanaton tieto muuttuu ajatuksiksi ja se saadaan palvelemaan organisaation kehittymistä. Tiedon siirtäminen esim. sähköisesti ei ole tiedon luomista.

Sähköposti on hyvä ja tehokas väline monissa asioissa ja tilanteissa, mutta se ei tule korvaamaan ihmisten välisiä keskusteluja ja innostavia palavereita.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *