Voit kopioida itsellesi nämä tekstit ja muokata ne muotoon, joka parhaiten sopii omiin tarkoituksiinne.

 

PALAVERITYÖSKENTELYN KEHITTÄMINEN

Lomake kopioidaan osallistujille, täytetään palaverin lopussa ja annetaan vetäjälle kokoustyöskentelyn kehittämistä varten. Tavoitteena on palaverityöskentelyn tehostaminen. Kun olet johonkin kohtaan tyytymätön, kirjaa myös parannusehdotus. Vähintään kerran vuodessa pitää palaverit kyseenalaistaa (palaverin tarkoitus ja tavoitteet, osallistujat ym.).

  1  Tiedotettiinko käsiteltävät asiat etukäteen ja tuliko tieto ajoissa, jotta osallistujilla oli mahdollisuus valmistautua palaveriin.

  2  Oliko ajankohta sopiva (jos ei, niin mikä olisi ollut parempi ja miksi).

  3  Oliko palaverissa oikeat henkilöt.

  4  Ilmoitettiinko kutsussa päättymisajasta tai sovittiinko siitä palaverissa.

  5  Tehtiinkö palaverista pöytäkirja / muistio.

  6  Kirjattiinko a) päätökset, b) vastuuhenkilöt, c) aikataulut ja d) seuranta.

  7  Käsiteltiinkö tulosten ja toiminnan kannalta oikeita asioita. Jaettiinko aika tässä suhteessa myös oikein.

  8  Selkeyttikö palaveri tavoitteita ja tulevaa toimintaa riittävästi.

  9  Oliko keskustelu avointa ja rakentavaa.

10  Oliko palaveri innostava ja kiinnostava. Paraniko ryhmän me-henki.

11  Oliko puheenjohtaja/vetäjä valmistautunut riittävästi.

12  Olivatko osallistujat valmistautuneet riittävästi.

13  Oliko vetäjän työskentely tasapuolista, ohjaavaa, kannustavaa jne. eli sellaista, jota edellytetään tehokkaalta ja innostavalta palaverin puheenjohtajalta (kukaan ei ole täydellinen, joten kirjaa vetäjälle muutamia parannusehdotuksia).

Parannusehdotuksia

Jatka tarvittaessa kääntöpuolelle



PALAVERIN / KOKOUKSEN ASIALISTA

Tiedotettavat.
Näistä ei keskustella. Jos jokin asia on epäselvä, voidaan pyytää tarkennusta. Jos syntyy enemmän keskustelua, siirretään käsittely kohtaan “keskusteltavat”. Palaverin alussa vetäjä voi kysyä ryhmältä onko “muita asioita”, jotka otetaan esiin kohdassa keskusteltavat. Pitääkö kaikki nämä asiat käydä läpi palaverissa, vai voidaanko ne tiedottaa toisella tavalla.

Päätettävät.
Jos keskustelu rönsyilee liikaa tai keskustelu toistaa itseään, voi palaverin vetäjä todeta, että tästä eteenpäin puheenvuorot saavat päättyä päätösehdotukseen tai jonkin ehdotuksen kannatukseen.

Sovittiinko vastuuhenkilö.
Sovittiinko seuraava toimenpide.
Sovittiinko aikataulu ja seuranta.
Sovittiinko tiedottamisesta muille.

Keskusteltavat asiat.
Keskustellaan ja ideoidaan vapaasti ja luovasti, päätöksiäkin voidaan tehdä.



PALAVERIN VAKIOASIALISTA

Tässä listassa on otsikoita ja alaotsikoita, jotka muistuttavat mitä asioita palaverissa on hyvää käsitellä. Jos jossain kohdassa ei ole puhuttavaa, siirrytään eteenpäin.

1 Yrityksen / organisaation yleiset informoitavat asiat
 Alan uutiset, alalla tapahtuneet tai tapahtuvat muutokset...
 Yrityksen / organisaation tulevaisuuden näkemyksiä ja suunnitelmia
 Johdon tahto, pelisäännöt, muutoksia ja uudistuksia muualla organisaatiossa

2 Taloudellinen tilanne
 Yrityksen / organisaation budjetti- ym. tunnusluvut ja tulokset
 Oman osaston / tiimin taloudellinen tulos
 Tulosten analysointia ( + / - ), mitä voimme tehdä paremmin

3 Tulleita viestejä ja palautteita ryhmälle / tiimille
 Ulkoisilta ja sisäisiltä asiakkailta (asiakas on työn antaja)
 Johdolta, esimiehiltä, asiantuntijoilta, muilta ryhmiltä / tiimeiltä, muualta

4 Ryhmän / tiimin toiminta viime palaverin jälkeen (jatkuva oppiminen)
 Mitkä kaikki asiat ja tehtävät onnistuivat hyvin ja toteutettiin suunnitelmien mukaan
 Kuka tai ketkä suoriutuivat tehtävistään erityisen hyvin (positiivisia palautteita)
 Missä oli ongelmia
 Mitä tapahtui ja miksi
 Mitä opimme asiasta, ja miten toimimme jatkossa

5 Tulevaisuuden suunnittelua
 Tulevien töiden ja projektien karkea aikataulu (mitä on tulossa)
 Lähipäivien tehtävät, tavoitteet, suunnitelmat ja aikataulut (työn jako, yhteistyö...)
 Mitä ryhmä / tiimi tai sen jäsenet tarvitsevat: tietoa, työvälineitä, opastusta, apua...
 Mihin asioihin pitää keskittyä tarkemmin (laatu, vastuut, me-henki, joustavuus...)
 Pelisääntöjen noudattaminen, järjestyksen ja siisteyden ylläpitäminen
 Koulutus ja valmennus (ammattitaito, yhteistyökyky...)

6 Muut asiat (mistä halutaan vielä keskustella, ideoita...)
 Jos tehdään päätöksiä niin mitä tehdään, kuka tekee, aikataulu ja seuranta

7 Kenelle tai minne toimitetaan tietoa tässä palaverissa käsitellyistä asioista
 Mitä kerrotaan, miten kerrotaan, milloin, kuka hoitaa