Analysoi ajan hallintasi

Riittämättömyyden ja kiireen tunne johtuu harvoin siitä, että meillä on paljon tekemistä ja elämme rikasta ja monipuolista elämää. Kiireen tunne syntyy useimmiten siitä, että tavoite on hukassa, motivaatio on kadoksissa, asiat ovat sekaisin ja työskentely epämääräistä.

Tämä luettelo kattaa tärkeimmät tekijät, jotka vaikuttavat ajan ja energian hallintaasi. Kysymykset on yhdelle ihmiselle. Samoja kysymyksiä voidaan esittää soveltaen myös tiimissä.

Käy läpi kaikki kysymykset. Jos vastaus on ehkä tai ei

  • mitä sinun pitää tehdä itse tai
  • kenen kanssa asia pitää selkeyttää tai sopia.

1   Ymmärrätkö työsi tarkoituksen, eli mitä varten se on olemassa? Onko työsi päämäärä selvillä ja uskotko siihen?

2   Tiedätkö mistä vastaat eli tunnetko koko tehtäväkenttäsi? Mikä on henkilökohtainen vastuualueesi?

3   Ovatko lähitulevaisuuden tavoitteet selkeitä?

4   Koetko lähitulevaisuuden tavoitteet haastaviksi?

5   Onko tavoitteillesi olemassa yksinkertaiset ja selkeät ”mittarit”, jotka ohjaavat työskentelyäsi ja joilla mitataan työsi onnistumista? Jos joillekin tehtäville ei löydy järkeviä ja selkeitä mittareita, niitä ei pidä edes suunnitella.

6   Osaatko organisoida tehtäväsi siten, että ne innostavat ja ohjaavat työskentelyäsi kohti tavoitteita?

7   Osaatko priorisoida omat työsi siten, että teet tilanteisiin nähden oikeita asioita etkä hukkaa aikaa tekemällä vain kaikenlaisia asioita oikein? Jos vastaus on ei, johtuuko se sinusta vai tiimistä tai tiimin johtamisesta?

8   Onko sinulla tietojen tallennusjärjestelmä, josta tarvittavat tiedot löytyvät nopeasti?

9   Laaditko jokaiselle päivälle haasteellisen tehtävälistan, joka pysyy kirkkaana mielessä ja ohjaa työskentelyäsi? Tarvitsetko sellaisen?

10  Osaatko työskennellä tehtävääsi nähden riittävän järjestelmällisesti? Onko työpisteesi järjestyksessä?

11  Varaatko aikaa päivän yllättäville tehtäville ja keskeytyksille, jotka kuitenkin ovat osaa työtäsi?

12  Pysyykö työmotivaatiosi kunnossa, vaikka päivän aikana tulee keskeytyksiä? Osaatko suhtautua niihin oikealla tavalla?

13  Työskenteletkö riittävän kurinalaisesti aina kun se on mahdollista, vai aiheutatko itse itsellesi turhia keskeytyksiä hyppäämällä asiasta toiseen (multitaskaamalla)?

14  Osaatko organisoida päiväsi uudestaan, kun tulee keskeytyksiä ja/tai muutoksia?

15  Arvioitko välillä koko vastuualuettasi ja karsit turhia tehtäviä, kun tilanteet ja tarpeet muuttuvat?

16  Jaatko aikasi oikein eli tärkeimmille tehtäville enemmän aikaa ja pienemmille vähemmän?

17  Onko sinulla riittävän tehokkaat ja toimivat työvälineet?

18  Osaatko käyttää kaikkia välineitä ja ohjelmia oikein, jolloin ne tehostavat ja innostavat työskentelyä sen sijaan, että aiheuttaisivat harmia ja turhaa tekemistä?

19  Alitajunta työskentelee 24/7. Osaatko käyttää sitä tehokkaasti siten, että pidät taukoja ja vaihdat tehtävää, kun huomaat puurtavasi asian kimpussa, joka ei etene?

20  Osaatko tehdä päätöksiä ja tarvittaessa uusia päätöksiä? Menestymisen salaisuus ei ole se, että tekee oikeita päätöksiä, vaan se, että tekee jatkuvasti päätöksiä ja oppii omasta tekemisestään.

21  Pyydätkö apua, kun tarvitset? Tiedostatko tilanteet, jossa sitä tarvitset?

22  Osaatko sanoa ”ei” ja perustella miksi, kun olet ylikuormittunut ja/tai sinulta pyydetään jotain mikä mielestäsi ei kuulu tehtäviisi?

23  Tiimin vetäjille ja esimiehille: Osaatko delegoida tehtäviä oikealla tavalla? Delegointi tarkoittaa tehtävän, vastuun, valtuuksien ja työrauhan antamista.

24  Osaatko ottaa aikaa keskittymistä varten, kun sitä tarvitset?

25  Osaatko irrottautua työstä ja rentoutua, kun huomaat energiatasosi laskeneen niin alhaiseksi, etteivät työt etene enää oikealla tavalla?

26  Ovatko palaverit, kokoukset ja tapaamiset järkeviä, tehokkaita ja innostavia, jotka järjestät itse tai joihin osallistut?

27  Jos toimit tiimissä, lisääkö yhteistyö ja ryhmään kuuluminen motivaatiotasi ja tuloksellisuuttasi?

28  Saatko viestisi perille eli osaatko kommunikoida siten, että muiden on helppo ymmärtää sinua?

29  Käytätkö viestinnässä vastaanottajan kannalta oikeita ilmaisuja, jotta se menee perille kerralla?

30  Onko viestisi suora, selkeä ja helppo ottaa vastaan?

31  Puhutko liikaa tai liian vähän?

32  Osaatko kuunnella ja ottaa viestit vastaan, ennen kuin mietit omaa näkemystäsi? Saavatko muut viestinsä sinulle perille?

33  Ovatko henkilösuhteesi kunnossa ja tukevat sekä sinun että muiden motivaatiota ja halua työskennellä yhdessä?

34  Osaatko motivoida itse itseäsi ja löytää uutta intoa, kun huomaat energiatasosi laskeneen?

35  Tankaatko kehoasi oikealla tavalla, oikean aikaan ja oikealla ravinnolla?

36  Nukutko riittävästi?

PÄÄTÖKSET

Kun olet käynyt läpi kaikki kysymykset,

  • valitse kaksi tai kolme tärkeintä kohtaa, joiden hyväksi päätät tehdä jotain.
  • Jos mahdollista määrittele tavoite, tee suunnitelma, päätä missä tilanteissa aiot toimia uudella tavalla ja miten voit seurata edistymistäsi.
  • Aloita toimintatapasi uudistamista.